Sin póliza de responsabilidad civil no hay permiso de Protección Civil ni contrato firmado con el recinto

Depende de quién la exija. Si es Protección Civil, el criterio lo fija cada municipio en función del aforo y no hay un estándar nacional. Si es un hotel o un centro de convenciones, la cifra suele venir escrita en el contrato de uso del salón. En ambos casos conviene confirmarla antes de cotizar, para no emitir con una suma que después resulte insuficiente.

No. La póliza del hotel ampara la responsabilidad del hotel por sus instalaciones y su operación, no la tuya como organizador. Si un asistente se lesiona durante una actividad de tu programa o tu montaje daña el salón, quien responde eres tú. Por eso el propio hotel te pide acreditar póliza propia antes de firmar.

Sí. Las pólizas de eventos se emiten con vigencia acotada a las fechas del evento, incluyendo el montaje y el desmontaje si los hay. Asegúrate de que la vigencia abarque esos días y no solo el día del evento: en congresos y convenciones el montaje suele empezar la víspera.

Que quieren quedar nombrados expresamente en el documento, normalmente mediante un endoso. Es un requisito habitual en contratos de uso de salón y conviene plantearlo al cotizar, no después de emitida: agregarlo implica reexpedir la póliza. En «beneficiario preferente y endosos» explicamos cómo funciona y qué pedir.

Depende del caso. La póliza responde cuando existe responsabilidad del organizador. Un accidente sin negligencia del organizador puede no generar responsabilidad, pero la póliza normalmente cubre los gastos de defensa aunque la reclamación resulte improcedente, que es una parte importante de su utilidad.

Sí, y conviene saberlo antes de contratar: la pirotecnia es una exclusión general de estas pólizas. No es una actividad que se resuelva declarándola y pagando una prima mayor, como ocurre con otras: el daño que provoque queda fuera. Llegar a ampararla es posible, pero por la vía de un programa específico negociado caso por caso con la aseguradora, y es de los riesgos que el mercado suscribe con menos apetito por su severidad. Si tu evento contempla pirotecnia, plantéalo desde el primer día. Y en cualquier escenario, exígele a la empresa pirotécnica su propia póliza y sus permisos vigentes: es lo que separa tu responsabilidad de la suya.

Responde por el daño que se produce cuando el establecimiento o el organizador no adopta las medidas necesarias para garantizar la seguridad de su clientela: permitir una riña, seguir sirviendo a alguien que ya no está en condiciones. Esa omisión obliga a reparar los daños y perjuicios que de ahí resulten, y la cobertura responde frente a quien resulte dañado, incluido el propio asistente al que se le sirvió de más. Es una cobertura optativa: se contrata expresamente y no viene incluida en la póliza base.

Sí, y es de los puntos que más caros salen. El aforo declarado es el dato con el que la aseguradora mide la exposición y con el que se fija la suma asegurada, y es también el que autoriza Protección Civil. Operar por encima de ese aforo modifica el riesgo que se suscribió y deja el siniestro fuera, además del problema con la autoridad. Si el aforo va a crecer, avísalo antes del evento: se ajusta la póliza y se evita discutirlo después de un accidente.

No necesariamente, pero depende de cuánto sepas por adelantado. Si ya tienes definidos —o al menos planeados— los detalles de cada congreso: fechas, aforos, ubicaciones y costos, se puede armar una póliza anual que englobe varios eventos. Lo que no funciona es contratar una anual en blanco e irle agregando eventos conforme aparezcan: la suscripción necesita esos datos para medir la exposición. No es un producto empaquetado, es una negociación con la aseguradora, y de eso nos encargamos nosotros.